Kohtaamisia Consulting oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Kohtaamisia Consulting oy:n Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu        1.11.2020

Päivitetty      1.11.2020

1.    Rekisterinpitäjä

Kohtaamisia Consulting oy

Vuorenlahdentie 32 as 2

40950 Muurame

Y-tunnus 3145121-8

2.    Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Timo Köykkä

Toimitusjohtaja

timo.koykka@kohtaamisia.net

040-575 2689

3.    Rekisterin nimi

Kohtaamisia Consulting oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.

4.    Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle tämän rekisterin osalta on:

• Henkilön suostumus henkilötietojen tallentamiseen sekä käyttäminen markkinointiin
• Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• Voimassa oleva asiakassuhde

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tämän rekisterin osalta on:

• Yhteydenpito asiakkaisiin
• Asiakassuhteen hoitaminen
• Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen
• Maksuliikenteen hoitaminen ja kirjanpito
• Markkinointi

5.    Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat

• Henkilön nimi
• Asema organisaatiossa
• Yritys / organisaatio
• Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
• Kotisivujen osoite
• Tiedot tilatuista palveluista
• Laskutustiedot
• Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
• Hyväksyntä henkilötietojen tallentamisesta, päivämäärä ja miten hyväksyntä on saatu
• Hyväksyntä henkilötietojen käyttämisestä markkinointiin, päivämäärä ja miten hyväksyntä on saatu

6.    Henkilötietojen säilytysaika

• Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty.
• Passiiviseksi jääneet ja tarpeettomat henkilötiedot säilytetään kaksi vuotta asiakassuhteen tai tarkoituksenmukaisen käyttötarpeen päättymisen jälkeen.
• Kirjanpitoaineistoja säilytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vaatiman ajan.

7.    Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta

• Kotisivuilla olevan yhteydenotto- tai tapahtumaan ilmoittautumislomakkeen kautta
• Sähköpostitse
• Puhelimitse
• Sopimuksesta
• Asiakastapaamisesta
• Muusta tilanteesta, jossa asiakas luovuttaa tietojaan

8.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

• Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, kun Kohtaamisia Consulting oy:n sisäiseen käyttöön.
• Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa
• Kohtaamisia Consulting oy käyttää tietojenkäsittelyssä kolmansien osapuolien palveluita esimerkiksi sähköpostin, pilvipalveluiden ja kirjanpito-ohjelman osalta, jolloin Kohtaamisia Consulting oy varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä.
• Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
• Osa rekisterinpitäjän käyttämistä digitaalisista palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

9.    Rekisterin suojauksen periaatteet

• Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
• Rekisteritietoja ei säilytetä internetpalvelimella. Rekisteritietoja säilytetään salattuna erillisellä ulkoisella tallennuslaitteella, jota säilytetään murtosuojatussa paikassa.
• Yksittäisiä rekisteritietoja saatetaan tallentaa väliaikaisesti sähköpostiin, kalenteriin, pilvipalveluihin tai päätelaitteelle esimerkiksi asiakastapaamisen, asiakassuhteen tai sopimuksen luomisen yhteydessä.
• Laskutustiedot säilytetään kirjanpitojärjestelmässä.
• Tapaamistietoja tallennetaan sähköpostipalvelun tarjoajan ylläpitämään kalenteriin.
• Rekisteritietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuva niin edellyttää.
• Tietojärjestelmien, kuten sähköpostin, pilvipalveluiden ja kirjanpito-ohjelman salasanojen määrittelyssä, säilytyksessä ja käsittelyssä noudatetaan asiankuuluvaa huolellisuutta.
• Digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti. (salasanakäytännöt, tietoturvaohjelmat, päätelaitteiden säilytys)
• Yrityksen tietoja käsitteleviä päätelaitteita ei luovuteta ulkopuolisen henkilön käyttöön ilman valvontaa.

10. Tarkistusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

• Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
• Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä.
• Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1

• Pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostilla rekisterinpitäjälle.
• Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
• Rekisterinpitäjä vastaa esitettyihin pyyntöihin asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, korkeintaan 30 päivän sisällä pyynnöstä.

11.Evästeet

• Kohtaamisia Consulting oy käyttää verkkosivuillaan (www.kohtaamisia.net) evästeitä.
• Lisätietoa evästeiden käytöstä www.kohtaamisia.net Yksityisyys ja evästekäytäntö

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen

Kohtaamisia Consulting oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen ja sen sisältämiin tietoihin. Suosittelemme että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista

Voit ladata tietosuojaselosteen tästä (PDF)