Kohtaamisia Consulting oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Kohtaamisia Consulting oy:n Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 1.11.2020
Päivitetty 1.11.2020
1. Rekisterinpitäjä
Kohtaamisia Consulting oy
Vuorenlahdentie 32 as 2
40950 Muurame
Y-tunnus 3145121-8
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Timo Köykkä
Toimitusjohtaja
timo.koykka@kohtaamisia.net
040-575 2689
3. Rekisterin nimi
Kohtaamisia Consulting oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle tämän rekisterin osalta on:
- Henkilön suostumus henkilötietojen tallentamiseen sekä käyttäminen markkinointiin
- Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- Voimassa oleva asiakassuhde
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tämän rekisterin osalta on:
- Yhteydenpito asiakkaisiin
- Asiakassuhteen hoitaminen
- Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen
- Maksuliikenteen hoitaminen ja kirjanpito
- Markkinointi
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat
- Henkilön nimi
- Asema organisaatiossa
- Yritys / organisaatio
- Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
- Kotisivujen osoite
- Tiedot tilatuista palveluista
- Laskutustiedot
- Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
- Hyväksyntä henkilötietojen tallentamisesta, päivämäärä ja miten hyväksyntä on saatu
- Hyväksyntä henkilötietojen käyttämisestä markkinointiin, päivämäärä ja miten hyväksyntä on saatu
6. Henkilötietojen säilytysaika
- Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty.
- Passiiviseksi jääneet ja tarpeettomat henkilötiedot säilytetään kaksi vuotta asiakassuhteen tai tarkoituksenmukaisen käyttötarpeen päättymisen jälkeen.
- Kirjanpitoaineistoja säilytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vaatiman ajan.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta
- Kotisivuilla olevan yhteydenotto- tai tapahtumaan ilmoittautumislomakkeen kautta
- Sähköpostitse
- Puhelimitse
- Sopimuksesta
- Asiakastapaamisesta
- Muusta tilanteesta, jossa asiakas luovuttaa tietojaan
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
- Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, kun Kohtaamisia Consulting oy:n sisäiseen käyttöön.
- Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa
- Kohtaamisia Consulting oy käyttää tietojenkäsittelyssä kolmansien osapuolien palveluita esimerkiksi sähköpostin, pilvipalveluiden ja kirjanpito-ohjelman osalta, jolloin Kohtaamisia Consulting oy varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä.
- Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
- Osa rekisterinpitäjän käyttämistä digitaalisista palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
- Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
- Rekisteritietoja ei säilytetä internetpalvelimella. Rekisteritietoja säilytetään salattuna erillisellä ulkoisella tallennuslaitteella, jota säilytetään murtosuojatussa paikassa.
- Yksittäisiä rekisteritietoja saatetaan tallentaa väliaikaisesti sähköpostiin, kalenteriin, pilvipalveluihin tai päätelaitteelle esimerkiksi asiakastapaamisen, asiakassuhteen tai sopimuksen luomisen yhteydessä.
- Laskutustiedot säilytetään kirjanpitojärjestelmässä.
- Tapaamistietoja tallennetaan sähköpostipalvelun tarjoajan ylläpitämään kalenteriin.
- Rekisteritietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuva niin edellyttää.
- Tietojärjestelmien, kuten sähköpostin, pilvipalveluiden ja kirjanpito-ohjelman salasanojen määrittelyssä, säilytyksessä ja käsittelyssä noudatetaan asiankuuluvaa huolellisuutta.
- Digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti. (salasanakäytännöt, tietoturvaohjelmat, päätelaitteiden säilytys)
- Yrityksen tietoja käsitteleviä päätelaitteita ei luovuteta ulkopuolisen henkilön käyttöön ilman valvontaa.
10. Tarkistusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
- Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
- Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä.
- Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1
- Pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostilla rekisterinpitäjälle.
- Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
- Rekisterinpitäjä vastaa esitettyihin pyyntöihin asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, korkeintaan 30 päivän sisällä pyynnöstä.
11.Evästeet
- Kohtaamisia Consulting oy käyttää verkkosivuillaan (www.kohtaamisia.net) evästeitä.
- Lisätietoa evästeiden käytöstä www.kohtaamisia.net Yksityisyys ja evästekäytäntö
12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen
Kohtaamisia Consulting oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen ja sen sisältämiin tietoihin. Suosittelemme että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista
Voit ladata tietosuojaselosteen tästä (PDF)