Tietosuojaseloste

Kohtaamisia Consulting oy:n markkinointi- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Kohtaamisia Consulting oy:n Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu        1.11.2020

Päivitetty      1.11.2020

1.    Rekisterinpitäjä

Kohtaamisia Consulting oy

Vuorenlahdentie 32 as 2

40950 Muurame

Y-tunnus 3145121-8

2.    Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Timo Köykkä

Toimitusjohtaja

timo.koykka@kohtaamisia.net

040-575 2689

3.    Rekisterin nimi

Kohtaamisia Consulting oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.

4.    Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle tämän rekisterin osalta on:

  • Henkilön suostumus henkilötietojen tallentamiseen sekä käyttäminen markkinointiin
  • Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • Voimassa oleva asiakassuhde

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tämän rekisterin osalta on:

  • Yhteydenpito asiakkaisiin
  • Asiakassuhteen hoitaminen
  • Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen
  • Maksuliikenteen hoitaminen ja kirjanpito
  • Markkinointi

5.    Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat

  • Henkilön nimi
  • Asema organisaatiossa
  • Yritys / organisaatio
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite)
  • Kotisivujen osoite
  • Tiedot tilatuista palveluista
  • Laskutustiedot
  • Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
  • Hyväksyntä henkilötietojen tallentamisesta, päivämäärä ja miten hyväksyntä on saatu
  • Hyväksyntä henkilötietojen käyttämisestä markkinointiin, päivämäärä ja miten hyväksyntä on saatu

6.    Henkilötietojen säilytysaika

  • Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä on tarpeen säilyttää sen tarkoituksen täyttämiseksi, jota varten ne on kerätty.
  • Passiiviseksi jääneet ja tarpeettomat henkilötiedot säilytetään kaksi vuotta asiakassuhteen tai tarkoituksenmukaisen käyttötarpeen päättymisen jälkeen.
  • Kirjanpitoaineistoja säilytetään kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vaatiman ajan.

7.    Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta

  • Kotisivuilla olevan yhteydenotto- tai tapahtumaan ilmoittautumislomakkeen kautta
  • Sähköpostitse
  • Puhelimitse
  • Sopimuksesta
  • Asiakastapaamisesta
  • Muusta tilanteesta, jossa asiakas luovuttaa tietojaan

8.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

  • Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, kun Kohtaamisia Consulting oy:n sisäiseen käyttöön.
  • Viranomaisille henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa
  • Kohtaamisia Consulting oy käyttää tietojenkäsittelyssä kolmansien osapuolien palveluita esimerkiksi sähköpostin, pilvipalveluiden ja kirjanpito-ohjelman osalta, jolloin Kohtaamisia Consulting oy varmistaa tietojen lainmukaisen käsittelyn sopimusjärjestelyin sekä ohjeistamalla kolmansia osapuolia tietojen käsittelystä.
  • Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
  • Osa rekisterinpitäjän käyttämistä digitaalisista palveluista voi toimia Euroopan unionin jäsenvaltioiden tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tällöin tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

9.    Rekisterin suojauksen periaatteet

  • Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.
  • Rekisteritietoja ei säilytetä internetpalvelimella. Rekisteritietoja säilytetään salattuna erillisellä ulkoisella tallennuslaitteella, jota säilytetään murtosuojatussa paikassa.
  • Yksittäisiä rekisteritietoja saatetaan tallentaa väliaikaisesti sähköpostiin, kalenteriin, pilvipalveluihin tai päätelaitteelle esimerkiksi asiakastapaamisen, asiakassuhteen tai sopimuksen luomisen yhteydessä.
  • Laskutustiedot säilytetään kirjanpitojärjestelmässä.
  • Tapaamistietoja tallennetaan sähköpostipalvelun tarjoajan ylläpitämään kalenteriin.
  • Rekisteritietoja käsittelevät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuva niin edellyttää.
  • Tietojärjestelmien, kuten sähköpostin, pilvipalveluiden ja kirjanpito-ohjelman salasanojen määrittelyssä, säilytyksessä ja käsittelyssä noudatetaan asiankuuluvaa huolellisuutta.
  • Digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti. (salasanakäytännöt, tietoturvaohjelmat, päätelaitteiden säilytys)
  • Yrityksen tietoja käsitteleviä päätelaitteita ei luovuteta ulkopuolisen henkilön käyttöön ilman valvontaa.

10. Tarkistusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

  • Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
  • Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä.
  • Rekisterissä olevalla henkilöllä on myös muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679#d1e2144-1-1

  • Pyynnöt tulee lähettää kirjallisena tai sähköpostilla rekisterinpitäjälle.
  • Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
  • Rekisterinpitäjä vastaa esitettyihin pyyntöihin asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, korkeintaan 30 päivän sisällä pyynnöstä.

11.Evästeet

  • Kohtaamisia Consulting oy käyttää verkkosivuillaan (www.kohtaamisia.net) evästeitä.
  • Lisätietoa evästeiden käytöstä www.kohtaamisia.net Yksityisyys ja evästekäytäntö

12. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen

Kohtaamisia Consulting oy voi tehdä muutoksia tähän rekisteri- ja tietosuojaselosteeseen ja sen sisältämiin tietoihin. Suosittelemme että rekisteröidyt käyvät katsomassa tätä rekisteri- ja tietosuojaselostetta säännöllisesti saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista

Voit ladata tietosuojaselosteen tästä (PDF)